Lorsque vous lancez une entreprise, l'une des premières tâches essentielles consiste à l'enregistrer auprès du Registraire des Entreprises du Québec (REQ). Parfois, les travailleurs autonomes ne procèdent pas immédiatement à l'enregistrement de leur entreprise, préférant inclure leurs revenus et dépenses d'entreprise dans leur déclaration de revenus personnels.
Cependant, il devient rapidement nécessaire de passer à l'étape suivante, qui est l'immatriculation de l'entreprise. Ce processus est relativement simple à accomplir. Pour faciliter les choses, voici tout ce que vous devez savoir sur l'enregistrement d'une entreprise au Québec.
La Loi sur la publicité légale vise notamment à regrouper les informations sur la plupart des entreprises, incorporées ou non, et des personnes qui font des affaires au Québec. Ces informations sont enregistrées dans le Registre des entreprises du Québec (REQ) afin d'être accessibles aux citoyens, aux partenaires commerciaux et aux organismes gouvernementaux.
En demandant l'immatriculation, les entreprises obtiennent également un numéro d'entreprise du Québec (NEQ). Ce numéro facilite l'identification de l'entreprise auprès de différentes organisations.
Selon le REQ, la plupart des entreprises et des personnes exerçant des activités commerciales au Québec doivent présenter une demande d'immatriculation d'entreprise. Cela inclut notamment :
Cependant, les entreprises constituées au Québec qui ont déjà effectué la déclaration initiale d'une personne morale au registre des entreprises individuelles ne sont pas tenues de demander l'immatriculation. L'immatriculation se fait automatiquement lors de la constitution.
Il existe différentes méthodes pour immatriculer une entreprise au Québec, selon sa structure juridique. Les services d'immatriculation d'entreprise proposés sont les suivants :
Il est essentiel de fournir divers renseignements et documents de base pour immatriculer une entreprise. Bien que ces informations puissent varier légèrement selon le type d'entreprise, elles sont généralement les mêmes :
Les tarifs relatifs à la déclaration d'immatriculation varient en fonction de la structure juridique de l'entreprise.
À NOTER : Depuis le 14 septembre 2022, les personnes morales régies par une loi de l'Ontario, y compris les sociétés par actions et les personnes morales sans but lucratif, sont exemptées du paiement des droits d'immatriculation au Québec.
Il convient également de mentionner que les entreprises immatriculées doivent payer des droits annuels d'immatriculation au REQ.
Une fois immatriculée, l'entreprise nouvellement enregistrée aura certaines obligations légales à remplir.
Mise à jour annuelle :
Chaque année, les entreprises immatriculées doivent produire une déclaration de mise à jour dans un délai défini. Cette étape est obligatoire pour toutes les entreprises inscrites auprès du Registraire, qu'elles aient ou non des changements à déclarer. La mise à jour annuelle prend effet l'année suivant l'immatriculation de l'entreprise.
Si la mise à jour est effectuée après la période déterminée, une pénalité sera appliquée.
Cependant, il existe une exception pour les personnes morales et les entreprises individuelles immatriculées. Elles peuvent effectuer leur mise à jour annuelle en même temps que leur déclaration de revenus des sociétés T2. Si toutes les informations sont exactes, il suffit de cocher la case prévue à la ligne 39 de la déclaration CO-17.
Mise à jour courante :
Si des changements surviennent après la mise à jour annuelle, l'entreprise doit effectuer une mise à jour courante. Les sociétés immatriculées ont l'obligation de déclarer tout changement dans un délai de 30 jours.
Règles de choix du nom d'une nouvelle entreprise :
Lors de la déclaration d'immatriculation, les entreprises doivent choisir un nom pour leur établissement. Cependant, ce nom doit respecter certaines règles et normes établies par le REQ.
Types de noms :
Il existe deux types de noms d'entreprise au Québec : le nom constitutif et l'autre nom.
Le nom constitutif est le nom légal de l'entreprise, tandis que l'autre nom (ou nom d'emprunt) peut être utilisé pour mener des affaires au Québec. Si une entreprise possède plusieurs autres noms, ils doivent tous être enregistrés auprès du REQ.
Respect de la langue française :
Le nom commercial sous lequel une entreprise opère au Québec est soumis aux réglementations de la Charte de la langue française. C'est une condition légale pour la création d'une société par actions.
Le nom d'une entreprise peut être composé de plusieurs éléments :
Utilisation d'une marque de commerce dans une autre langue que le français :
Il est possible d'enregistrer une marque de commerce dans une langue étrangère au registre en tant qu'"autre nom" de votre entreprise, sous certaines conditions. Ce nom doit être utilisé pour exercer vos activités au Québec. Sinon, il doit être utilisé dans le cadre de la détention d'un droit réel immobilier (autre qu'une hypothèque ou une priorité).
Noms de domaine et adresses e-mail :
Si vous utilisez un ou plusieurs noms de domaine pour mener des activités au Québec, tels que Bankeo, vous devez les enregistrer auprès du REQ. Une adresse e-mail ne peut pas être utilisée comme nom constitutif ou autre nom d'une entreprise.
Une seule solution : faire affaire avec des comptables pour vous aider à faire la bonne analyse de votre situation et vous accompagner dans les différentes étapes ainsi que bien choisir la formule de votre immatriculation.
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