Pièces justificatives : quoi conserver et combien de temps au Québec

En bref. Au Québec, la règle de base tient en une phrase : conservez vos registres comptables et vos pièces justificatives pendant six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Elle vaut pour l'ARC comme pour Revenu Québec et couvre les factures, les relevés bancaires, les documents TPS (5 %) et TVQ (9,975 %), les registres de paie et vos déclarations T1/TP1 ou T2/CO-17. Certains documents se conservent plus longtemps : les registres permanents d'une société jusqu'à deux ans après sa dissolution, les documents d'immobilisations six ans après la vente du bien, et un dossier en opposition jusqu'au règlement final.

Une dépense sans pièce justificative est une dépense que le fisc peut refuser. C'est aussi simple que ça : lors d'une vérification, l'ARC ou Revenu Québec ne se contente pas de vos écritures comptables, ils veulent voir la facture, le contrat ou le relevé qui les appuie. Savoir quoi conserver, combien de temps et sous quelle forme fait donc partie de la tenue de livres de base, au même titre que la saisie des transactions. Ce guide 2026 met la table de conservation de l'ARC et de Revenu Québec en check-list claire, répond aux questions de format, papier ou numérique, et explique le rôle de votre comptable si une vérification arrive. Il complète notre guide sur le coût de la tenue de livres au Québec.

La règle des six ans : comment elle se calcule vraiment

La Loi de l'impôt sur le revenu au fédéral et la Loi sur l'administration fiscale au Québec imposent la même exigence de base : conserver vos registres et vos pièces justificatives pendant six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Le point de départ n'est donc pas la date de la facture, mais la fin de l'année fiscale qu'elle documente.

• Exemple concret. Une facture payée en mars 2026 se rattache à votre année d'imposition 2026 : vous la conservez jusqu'à la fin de 2032. Pour une société dont l'exercice se termine le 30 juin, le compte à rebours part de la fin de cet exercice, pas de l'année civile.
• Déclaration produite en retard. Si vous transmettez une déclaration après la date limite, le délai de six ans court à partir de la date d'envoi de la déclaration, pas de l'année visée.
• Opposition ou appel. Si vous contestez une cotisation, conservez tous les documents du dossier jusqu'au règlement final et à l'expiration des délais de recours, même au-delà de six ans.
• Année non déclarée. Tant qu'une déclaration n'a pas été produite, les documents de cette année doivent être conservés : le compteur ne démarre pas.

Retenez aussi que la période normale de nouvelle cotisation est plus courte : en règle générale, trois ans après l'avis de cotisation pour un particulier ou une société privée sous contrôle canadien, quatre ans pour les autres sociétés. L'obligation de conservation de six ans donne au fisc la marge nécessaire pour vérifier, et elle devient illimitée en cas de fausse déclaration. Garder ses pièces n'est donc pas un excès de prudence, c'est le strict minimum légal.

La table de conservation ARC et Revenu Québec, en check-list

Voici la table de conservation qui couvre la très grande majorité des situations d'une PME ou d'un travailleur autonome québécois. Elle s'applique aux deux administrations à la fois : un seul classement bien fait remplit vos obligations fédérales et québécoises en même temps.

Pour transformer cette table en réflexe, classez vos pièces par année d'imposition et par catégorie. Voici la check-list des sept dossiers à tenir :

• Ventes. Factures émises, contrats clients, états de compte, rubans de caisse ou rapports de votre système de facturation.
• Achats et dépenses. Factures fournisseurs, reçus détaillés, notes de frais avec le motif d'affaires, carnet de kilométrage pour le véhicule.
• Banque. Relevés bancaires et de cartes de crédit d'entreprise, bordereaux de dépôt, conciliations bancaires.
• Taxes. Déclarations TPS/TVQ produites et factures d'achat portant les numéros d'inscription des fournisseurs, la preuve exigée pour vos CTI et vos RTI.
• Paie. Registres de paie, talons, T4 et relevés 1, preuves de remises de DAS à l'ARC et à Revenu Québec.
• Immobilisations. Contrats d'achat de matériel, de véhicules ou d'immeubles, factures d'améliorations, documents de vente : c'est la base du calcul de l'amortissement et du gain en capital.
• Société. Livre des minutes, registre des actionnaires, conventions entre actionnaires, résolutions : les registres permanents, à garder jusqu'à deux ans après une éventuelle dissolution.

Notre check-list de la saison des impôts 2026 reprend les documents à rassembler chaque printemps ; la table ci-dessus vous dit ensuite combien de temps les garder.

Papier ou numérique : ce que l'ARC et Revenu Québec acceptent

Bonne nouvelle : les deux administrations acceptent les registres électroniques. Vous pouvez numériser vos factures papier et travailler sans classeur, à trois conditions. Les images doivent être lisibles et complètes, les fichiers doivent rester intelligibles et accessibles pendant toute la période de conservation, et vous devez pouvoir les produire sur demande. À l'inverse, si vos registres sont créés électroniquement, par exemple dans un logiciel comptable ou de facturation infonuagique, vous devez les conserver dans un format électroniquement lisible, même si vous en imprimez des copies papier.

Les registres doivent être conservés à votre établissement ou à votre résidence au Canada, ou y demeurer accessibles ; héberger vos registres sur un serveur à l'étranger exige une autorisation écrite de l'ARC. Vérifiez ce point avec votre fournisseur infonuagique et, en cas de doute, posez la question à votre comptable : c'est un réglage qui se fait une fois et qui vous couvre pour de bon.

Vérification fiscale : le rôle de votre comptable

Une vérification de l'ARC ou de Revenu Québec suit toujours la même logique : le vérificateur demande vos registres, échantillonne des transactions et exige la pièce justificative derrière chacune. Chaque document manquant devient une dépense potentiellement refusée, un CTI ou un RTI annulé, avec intérêts à la clé. C'est exactement là que votre comptable change la donne.

• Il vous représente officiellement. Le formulaire MR-69 autorise votre comptable à communiquer avec Revenu Québec en votre nom ; l'autorisation de représentant de l'ARC, en ligne ou avec le formulaire AUT-01, fait la même chose au fédéral. Le vérificateur parle alors à un professionnel qui connaît le dossier et le vocabulaire, souvent un CPA membre de l'Ordre des CPA du Québec.
• Il prépare le dossier avant la rencontre. Rapprochement des registres et des pièces, repérage des zones sensibles, reconstitution des documents manquants auprès des fournisseurs ou de la banque.
• Il cadre la vérification. Il répond aux demandes dans les délais, fournit ce qui est demandé, et seulement ce qui est demandé, et négocie des échéances réalistes quand il en faut.
• Il défend le résultat. Si le projet de cotisation est contestable, il prépare vos représentations, puis l'avis d'opposition au besoin.

Côté coûts, un dossier bien tenu à l'année revient beaucoup moins cher que la reconstruction d'une comptabilité sous pression pendant une vérification. Pour vous situer : un comptable coûte en médiane environ 2 000 $ par année pour une entreprise, la plupart des mandats se situant entre 500 et 6 000 $ selon le secteur. Basé sur les honoraires réels de 1 248 mandats conclus via Bankeo (2024-2026), sur plus de 15 000 demandes reçues ; le Baromètre Bankeo détaille les fourchettes par service. Nos pistes pour réduire vos frais de comptabilité le confirment d'ailleurs : des pièces bien classées sont le premier levier d'économie sur la facture comptable. Et pour comparer des profils près de chez vous, parcourez les comptables vérifiés du réseau Bankeo.

Questions fréquentes

Combien de temps dois-je conserver mes pièces justificatives au Québec?

La règle de base est de six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle les documents se rapportent, et elle vaut à la fois pour l'ARC et pour Revenu Québec. Certains documents se conservent plus longtemps : les registres permanents d'une société jusqu'à deux ans après sa dissolution, les documents d'immobilisations jusqu'à six ans après la disposition du bien, et tout dossier en opposition ou en appel jusqu'au règlement final.

À partir de quand le délai de six ans commence-t-il à courir?

À la fin de l'année d'imposition à laquelle la pièce se rapporte, pas à la date du document. Une facture de mars 2026 rattachée à l'année d'imposition 2026 se conserve donc jusqu'à la fin de 2032. Deux exceptions : une déclaration produite en retard fait courir le délai à partir de la date d'envoi, et une année jamais déclarée ne fait pas démarrer le compteur, les documents doivent alors être gardés.

Puis-je conserver mes documents uniquement en format numérique?

Oui. L'ARC et Revenu Québec acceptent les copies numérisées et les registres électroniques, à condition qu'ils soient lisibles, intelligibles et accessibles pendant toute la période de conservation, et que vous puissiez les produire sur demande. Les registres créés électroniquement doivent rester en format électroniquement lisible, et l'hébergement hors du Canada exige une autorisation écrite de l'ARC.

Puis-je détruire mes documents avant la fin des six ans?

Seulement avec une permission écrite. Au fédéral, la demande se fait avec le formulaire T137 de l'ARC ; au Québec, il faut adresser une demande écrite à Revenu Québec. Détruire des registres sans autorisation peut mener au refus de dépenses, de CTI et de RTI, et à des pénalités. Dans le doute, on conserve le document.

Que se passe-t-il si une facture manque lors d'une vérification?

Le vérificateur peut refuser la dépense, le CTI ou le RTI correspondant, avec intérêts. La situation se rattrape parfois : votre comptable peut reconstituer la preuve avec un duplicata du fournisseur, un relevé bancaire ou un contrat. Mieux vaut toutefois numériser chaque reçu dès sa réception, car le relevé de carte de crédit seul ne suffit généralement pas comme pièce justificative.

Quel est le rôle du comptable en cas de vérification fiscale?

Dûment autorisé, avec le formulaire MR-69 pour Revenu Québec et l'autorisation de représentant pour l'ARC, il devient votre interlocuteur officiel : il prépare les pièces, répond au vérificateur, cadre les demandes et prépare un avis d'opposition si la cotisation est contestable. Côté budget, un comptable coûte en médiane environ 2 000 $ par année, la plupart des mandats se situant entre 500 et 6 000 $, basé sur les honoraires réels de 1 248 mandats conclus via Bankeo (2024-2026), sur plus de 15 000 demandes reçues.

Sources officielles

1. Agence du revenu du Canada, Tenue de registres comptables
2. ARC, Formulaire T137, Demande d'autorisation de détruire des registres
3. Revenu Québec, Registres et pièces justificatives
4. Revenu Québec, Formulaire MR-69, Autorisation relative à la communication de renseignements ou procuration
5. Ordre des CPA du Québec