La tenue de registres comptables est une obligation légale pour toute PME au Québec. Que vous soyez travailleur autonome, propriétaire d'une société par actions ou associé dans une SENC, vos registres doivent être exacts, complets et accessibles en tout temps. Ce guide pratique vous explique quels registres sont obligatoires, combien de temps les conserver, et comment éviter les erreurs qui coûtent cher lors d'une vérification fiscale.
Un registre comptable est un document - papier ou numérique - dans lequel une entreprise consigne de façon méthodique toutes ses transactions financières. Selon l'Agence du revenu du Canada, les registres comprennent « les comptes, conventions, livres, graphiques, formulaires, factures, lettres, pièces justificatives et toute autre preuve renfermant des renseignements ».
Pour une PME québécoise, tenir ses registres correctement sert à :
Chaque PME au Québec, quelle que soit sa forme juridique, doit tenir à jour les registres suivants. La rigueur dans la tenue de livres est la base d'une comptabilité d'entreprise saine.
Le grand livre est le registre central de votre entreprise. Il regroupe toutes les transactions classées par compte : actifs, passifs, capitaux propres, revenus et dépenses. Chaque écriture doit inclure la date, le montant, la description et la référence au document source (facture, reçu, relevé bancaire).
Ce registre consigne chaque dollar gagné par votre entreprise. Pour chaque vente, vous devez noter :
Symétrique au journal des ventes, ce registre documente toutes les sorties d'argent. Selon Revenu Québec, chaque dépense doit être appuyée par une pièce justificative incluant :
Si vous avez des employés, vous devez tenir un registre détaillé incluant les salaires bruts et nets, les retenues à la source (impôt fédéral et provincial), les cotisations au RRQ, à l'assurance-emploi et au RQAP, ainsi que les avantages imposables. Ce registre est essentiel pour produire les feuillets T4 et Relevé 1 en fin d'année.
Toute entreprise inscrite aux taxes doit consigner la TPS et TVQ perçues sur les ventes et payées sur les achats. Ce registre permet de calculer correctement vos remises et de réclamer vos crédits de taxe sur les intrants (CTI) et remboursements de taxe sur les intrants (RTI).
Ce registre recense tous les biens durables de l'entreprise (véhicules, équipements, mobilier, matériel informatique) avec leur coût d'acquisition, la date d'achat et le taux d'amortissement applicable selon les catégories de la déduction pour amortissement (DPA).
Les obligations varient selon votre forme juridique. Voici un récapitulatif par type d'entreprise.
| Registre | Travailleur autonome | Société par actions (inc.) | SENC / Société en nom collectif |
|---|---|---|---|
| Grand livre général | Obligatoire | Obligatoire | Obligatoire |
| Journal des ventes | Obligatoire | Obligatoire | Obligatoire |
| Journal des achats | Obligatoire | Obligatoire | Obligatoire |
| Registre de paie | Si employés | Obligatoire (même pour l'actionnaire-dirigeant) | Si employés |
| Registre TPS/TVQ | Si inscrit (CA > 30 000 $) | Obligatoire | Si inscrit (CA > 30 000 $) |
| Registre des immobilisations | Si biens amortissables | Obligatoire | Si biens amortissables |
| Livre des procès-verbaux | Non requis | Obligatoire (résolutions du CA) | Non requis |
| Registre des actionnaires | Non requis | Obligatoire | Non requis |
| Déclarations fiscales | T1 / TP-1 (30 avril) | T2 / CO-17 (6 mois après fin exercice) | T5013 / TP-600 |
Les sociétés par actions ont des obligations supplémentaires : livre des procès-verbaux (résolutions, décisions du conseil d'administration), registre des actionnaires et registre des administrateurs. Ces documents sont distincts des registres comptables mais tout aussi importants en cas de vérification ou de transaction d'entreprise.
Selon Revenu Québec et l'ARC, vous devez conserver vos registres et pièces justificatives pendant un minimum de 6 ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Pour en savoir plus, consultez notre article sur la conservation des documents comptables.
Voici les durées à respecter :
L'absence de registres comptables adéquats peut entraîner des conséquences sérieuses : pénalités pouvant atteindre 50 % du solde dû en impôts, intérêts sur les arrérés, vérifications fiscales approfondies et même des poursuites pénales dans les cas les plus graves. Un comptable professionnel peut vous aider à mettre vos registres en ordre et à éviter ces situations. Découvrez combien coûtent les services d'un comptable au Québec.
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Trouver mon comptableLes deux méthodes sont acceptées par Revenu Québec et l'ARC. Cependant, la plupart des PME gagnent à utiliser un logiciel comptable pour automatiser la tenue de registres. Voici une comparaison détaillée pour vous aider à choisir.
| Critère | Registres manuels (Excel / papier) | Logiciel comptable |
|---|---|---|
| Coût | Gratuit à faible (tableur) | 20 $ à 100 $/mois selon le logiciel |
| Risque d'erreur | Élevé (saisie manuelle) | Faible (automatisation, règles de validation) |
| Temps requis | 4 à 8 h/semaine pour une PME moyenne | 1 à 3 h/semaine |
| Rapprochement bancaire | Manuel et fastidieux | Automatique (connexion bancaire) |
| Rapports fiscaux | À créer manuellement | Générés automatiquement (TPS/TVQ, T2, etc.) |
| Conformité | Risque si la structure est inadaptée | Conforme aux normes canadiennes |
| Collaboration comptable | Envoi de fichiers par courriel | Accès partagé en temps réel |
| Idéal pour | Très petites entreprises (< 10 transactions/mois) | Toute PME avec activité régulière |
Pour découvrir les options disponibles, consultez notre comparatif des meilleurs logiciels comptables au Québec en 2026. Des solutions comme QuickBooks, Sage et Wave offrent des fonctionnalités adaptées aux PME québécoises, incluant la gestion de la TPS/TVQ et la production de rapports conformes.
Après avoir jumellé plus de 12 000 entrepreneurs avec des comptables depuis 2023, Bankeo a identifié les erreurs qui reviennent le plus souvent. Les voici, accompagnées de conseils pour les éviter. Pour une liste complète, consultez notre article sur les erreurs de comptabilité les plus courantes.
Utiliser un seul compte bancaire pour les dépenses personnelles et d'entreprise rend la tenue de registres extrêmement complexe. Ouvrez un compte d'affaires dédié dès le démarrage de votre entreprise.
Reporter la saisie des transactions à la fin du mois (ou pire, à la fin de l'année) multiplie les risques d'oubli et d'erreur. Enregistrez vos transactions au minimum chaque semaine.
Un registre sans pièce justificative n'a aucune valeur lors d'une vérification fiscale. Numérisez vos reçus dès réception et classez-les par catégorie.
Les dépenses payées comptant (stationnement, fournitures, repas d'affaires) sont souvent oubliées. Utilisez une application de suivi des dépenses ou un carnet dédié.
Le rapprochement bancaire mensuel permet de détecter les erreurs, les transactions oubliées ou les fraudes. Sans cette étape, vos registres peuvent diverger de la réalité.
Même les petits achats incluent de la TPS/TVQ récupérable. Chaque crédit de taxe non réclamé est de l'argent perdu pour votre entreprise.
Un plan comptable mal structuré rend la classification des transactions confuse et complique le travail de votre comptable. Faites-le configurer par un professionnel dès le départ.
Tenir ses propres registres est possible pour un travailleur autonome avec peu de transactions. Mais plusieurs signaux indiquent qu'il est temps de confier cette tâche à un professionnel de la tenue de livres ou à un comptable qualifié :
L'Ordre des CPA du Québec recommande de consulter un professionnel dès que la complexité de vos opérations dépasse vos compétences en comptabilité. Un bon comptable ne se contente pas de tenir vos registres : il les utilise pour optimiser votre fiscalité et vous conseiller dans vos décisions d'affaires.
Un commis comptable facture entre 45 $ et 75 $/heure, un technicien comptable entre 75 $ et 125 $/heure pour la tenue de livres, tandis qu'un CPA facture entre 125 $ et 300 $/heure pour un mandat qui inclut la tenue de registres, la production de déclarations fiscales et les conseils stratégiques. Pour une PME moyenne, prévoyez un budget de 200 $ à 800 $ par mois selon la complexité. Découvrez les détails dans notre guide sur les registres comptables pour PME.
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Trouver mon comptableVoici les étapes pour mettre en place un système de registres comptables efficace pour votre PME :
Toute PME au Québec doit tenir au minimum un grand livre général, un journal des ventes, un journal des achats, un registre de paie (si employés), un registre de TPS/TVQ (si inscrit) et un registre des immobilisations. Les sociétés par actions doivent aussi tenir un livre des procès-verbaux et un registre des actionnaires.
Les registres et pièces justificatives doivent être conservés pendant un minimum de 6 ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. En cas de litige fiscal, la conservation doit se prolonger jusqu'à la résolution complète du dossier.
Oui. Revenu Québec et l'ARC acceptent les registres en format électronique, à condition qu'ils soient lisibles, accessibles et imprimables sur demande. Les logiciels comptables reconnus (QuickBooks, Sage, Wave) produisent des registres conformes aux exigences légales.
Les pénalités peuvent atteindre jusqu'à 50 % du solde d'impôt dû, plus les intérêts accumulés. L'ARC peut également refuser les déductions ou crédits réclamés si les pièces justificatives sont absentes. Dans les cas graves, des poursuites pénales sont possibles.
Ce n'est pas obligatoire, mais fortement recommandé dès que votre chiffre d'affaires dépasse 100 000 $, que vous avez des employés ou des immobilisations. Un technicien comptable ou un CPA assure la conformité et permet de maximiser vos déductions fiscales.
Les deux termes sont souvent utilisés de façon interchangeable. La tenue de livres désigne l'enregistrement quotidien des transactions, tandis que les registres comptables englobent l'ensemble des documents financiers conservés par l'entreprise (livres, factures, contrats, déclarations).
Classez vos documents par année fiscale, puis par catégorie (revenus, dépenses, paie, taxes, immobilisations). Conservez les originaux numériques dans un système sécurisé avec sauvegarde. En cas de vérification, un comptable peut vous accompagner pour présenter vos registres de façon organisée.
Les obligations de base sont les mêmes (grand livre, journaux des ventes et achats), mais le travailleur autonome n'a pas à tenir de livre des procès-verbaux ni de registre des actionnaires. Il déclare ses revenus sur le formulaire T1/TP-1 plutôt que le T2/CO-17.
Les logiciels les plus utilisés par les PME québécoises sont QuickBooks (le plus populaire), Sage (idéal pour la paie), Wave (gratuit pour la facturation) et Acomba (conçu au Québec). Le choix dépend de votre taille, votre budget et vos besoins spécifiques.
Un commis comptable facture entre 45 $ et 75 $/heure, un technicien comptable entre 75 $ et 125 $/heure pour la tenue de livres. Un CPA facture entre 125 $ et 300 $/heure pour un mandat complet. Pour une PME, le budget mensuel varie de 200 $ à 800 $ selon le volume de transactions et la complexité.
Que ce soit en remplissant le formulaire ou en parlant à notre équipe, nous apprendrons à vous connaître, votre entreprise et le type d’aide-comptable recherché.
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