T4, Relevé 1 et feuillets de fin d'année : obligations de l'employeur

En bref. Chaque employeur au Québec produit deux feuillets par employé à la fin de l'année : le T4 pour l'Agence du revenu du Canada (ARC) et le Relevé 1 pour Revenu Québec, au plus tard le dernier jour de février suivant l'année civile, soit le 1er mars 2027 pour les salaires de 2026 (le 28 février tombe un dimanche). S'ajoutent le Sommaire 1 de l'employeur, les T4A pour certains honoraires, les T5 et Relevés 3 pour les dividendes, puis la Déclaration des salaires de la CNESST au 15 mars. Au-delà de 5 feuillets d'un même type, la transmission électronique est obligatoire, et un retard coûte au minimum 100 $.

La fin d'année de paie, c'est le moment où tout ce qui a été versé, retenu et remis pendant douze mois doit se réconcilier au dollar près. Pour un employeur québécois, l'exercice se joue en double : chaque montant se déclare à l'ARC sur un feuillet fédéral et à Revenu Québec sur un relevé, selon des règles qui ne se recoupent pas parfaitement. Ce guide 2026 passe en revue les feuillets à produire, le calendrier complet date par date, les écarts entre le T4 et le Relevé 1 qui piègent le plus d'employeurs, puis une check-list de fin d'année prête à suivre.

Quels feuillets un employeur doit-il produire?

Le portrait dépend de ce que vous avez versé pendant l'année : salaires, honoraires, dividendes ou paiements de construction. Voici les feuillets et sommaires qui reviennent le plus souvent pour une PME au Québec.

• T4, État de la rémunération payée (ARC). Un feuillet par employé : salaire brut, avantages imposables, impôt fédéral retenu, cotisations au RRQ et à l'assurance emploi. Pour un employé qui travaille au Québec, c'est le RRQ qui figure au feuillet, pas le RPC.
• Relevé 1, Revenus d'emploi et revenus divers (Revenu Québec). Le pendant québécois : revenus d'emploi à la case A, impôt du Québec retenu, cotisations au RRQ et au RQAP, et avantages imposables calculés selon les règles du Québec, qui diffèrent parfois du fédéral.
• Sommaire 1 (formulaire RLZ-1.S). Le sommaire de l'employeur qui réconcilie l'ensemble des retenues et des cotisations : Fonds des services de santé (FSS), cotisation relative aux normes du travail, parts employeur du RRQ et du RQAP, et cotisation au développement des compétences (1 %) si votre masse salariale dépasse 2 M$.
• T4A. Pour certains paiements hors salaire : honoraires de services, subventions, prestations de retraite. Au Québec, plusieurs de ces montants se déclarent en parallèle, notamment à la case O du Relevé 1.
• T5 et Relevé 3. Si votre société a versé des dividendes à ses actionnaires en 2026, dirigeant compris, ces deux feuillets se produisent à la même échéance de fin février.
• T5018. Propre au secteur de la construction : les paiements contractuels versés à des sous-traitants se déclarent dans les 6 mois suivant la fin de votre exercice.

Chaque type de feuillet s'accompagne d'un sommaire qui totalise les montants déclarés. En transmission électronique, le sommaire est intégré à l'envoi; sur papier, il se produit avec les feuillets.

Le calendrier 2026-2027 des feuillets de fin d'année

La fin d'année de paie s'étale sur environ dix semaines, de la dernière paie de décembre à la Déclaration des salaires de la CNESST. Voici les dates à inscrire au calendrier pour l'année de paie 2026.

Deux règles à retenir sur ces dates. D'abord, l'échéance des feuillets est toujours le dernier jour de février; quand elle tombe une fin de semaine, comme en 2027, elle glisse au jour ouvrable suivant. Ensuite, la remise du 15 janvier vaut pour un remettant régulier : les remettants accélérés ont des dates plus rapprochées, fixées selon leur historique de retenues. Ces échéances de paie s'insèrent dans le calendrier fiscal plus large de l'entreprise (acomptes, TPS et TVQ, déclarations T2 et CO-17) : notre check-list de la saison des impôts 2026 les replace dans l'année complète.

T4 et Relevé 1 : les écarts à surveiller

Le réflexe le plus risqué consiste à croire que le Relevé 1 est une copie du T4. Les deux feuillets décrivent la même rémunération, mais avec des règles différentes, et c'est dans ces écarts que se logent la plupart des feuillets modifiés.

• L'assurance collective. Le traitement fédéral et le traitement québécois divergent : voyez la boîte ci-dessous, c'est l'écart le plus fréquent.
• RRQ plutôt que RPC. Un employé au Québec cotise au Régime de rentes du Québec : les cases de cotisation du T4 et du Relevé 1 doivent refléter le RRQ, avec ses taux propres.
• Le RQAP. Le Régime québécois d'assurance parentale apparaît des deux côtés, mais dans des cases différentes, et il réduit le taux d'assurance emploi applicable au Québec.
• La case O du Relevé 1. Des montants déclarés sur un T4A au fédéral se retrouvent souvent à la case O du Relevé 1 au Québec : les deux déclarations doivent rester cohérentes.
• Les cumuls et les remises. Avant de produire, réconciliez les totaux des feuillets avec les remises versées pendant l'année : tout écart non expliqué déclenche des questions des deux administrations.

La check-list de fin d'année de l'employeur

Voici la séquence complète, dans l'ordre où elle se déroule bien. Chaque étape franchie à temps rend la suivante plus simple.

1. Validez les dossiers des employés avant la dernière paie. Numéro d'assurance sociale, nom légal, adresse : un NAS erroné signifie un feuillet à modifier et une pénalité possible.
2. Recensez les avantages imposables. Automobile fournie, assurance collective, stationnement, allocations : calculez la valeur fédérale et la valeur québécoise, qui ne sont pas toujours identiques.
3. Réconciliez les cumuls de paie avec vos remises. Comparez les totaux retenus dans l'année avec les remises versées à l'ARC et à Revenu Québec; un écart se corrige avant la production des feuillets, pas après.
4. Versez la dernière remise de l'année. Au plus tard le 15 janvier 2027 pour la paie de décembre 2026 si vous êtes remettant régulier.
5. Produisez et transmettez les feuillets. T4 et T4A à l'ARC, Relevés 1 et Sommaire 1 à Revenu Québec, au plus tard le 1er mars 2027, par voie électronique dès que vous dépassez 5 feuillets d'un même type.
6. Remettez leurs copies aux employés. Même échéance que la transmission; la remise électronique est permise, à condition que chaque employé puisse réellement y accéder.
7. Bouclez les déclarations connexes. T5 et Relevé 3 pour les dividendes à la fin de février, puis la Déclaration des salaires de la CNESST au 15 mars 2027.
8. Archivez et corrigez au besoin. Conservez registres de paie et copies de feuillets 6 ans; une erreur détectée se corrige par un feuillet modifié, sans attendre la relance des autorités.

Pénalités, transmission électronique et conservation

À l'ARC, la pénalité pour production tardive de feuillets se calcule par type de feuillet et selon le volume : minimum 100 $, et jusqu'à 7 500 $ pour les très grands nombres de feuillets, en fonction des jours de retard. Revenu Québec applique ses propres pénalités pour les relevés en retard, généralement 25 $ par jour (minimum 100 $, maximum 2 500 $), plus les intérêts. Omettre de remettre sa copie à un employé est aussi pénalisé.

La transmission électronique est obligatoire dès que vous produisez plus de 5 feuillets d'un même type : l'ARC impose ce seuil depuis janvier 2024 et Revenu Québec applique une règle équivalente pour les relevés. Produire sur papier alors que l'électronique était exigée entraîne une pénalité distincte. Enfin, les remises de retenues à la source versées en retard coûtent encore plus cher que les feuillets tardifs : de 3 % à plus de 10 % du montant selon la durée du retard, des deux côtés. Tous les registres de paie et les copies de feuillets se conservent 6 ans.

Produire des feuillets exacts, c'est d'abord tenir une paie exacte toute l'année : bons taux, bons avantages, bonnes remises. Beaucoup de PME confient la paie et la fin d'année au même professionnel; pour situer la décision, voyez quand externaliser la paie et combien coûte réellement un employé au Québec une fois les charges comptées. Côté honoraires, les entreprises paient une médiane d'environ 2 000 $ par année pour l'ensemble de leurs services comptables, la plupart entre 500 $ et 6 000 $. Basé sur les honoraires réels de 1 248 mandats conclus via Bankeo (2024-2026), sur plus de 15 000 demandes reçues : le Baromètre Bankeo détaille ces fourchettes service par service. Vous pouvez aussi parcourir les comptables vérifiés du réseau Bankeo pour comparer.

Questions fréquentes

Quelle est la date limite pour produire les T4 et les Relevés 1?

Le dernier jour de février suivant l'année civile, à l'ARC comme à Revenu Québec. Pour les salaires versés en 2026, le 28 février 2027 tombe un dimanche : la date limite glisse au lundi 1er mars 2027. La même échéance s'applique à la remise des copies aux employés, au Sommaire 1 ainsi qu'aux T5 et Relevés 3 pour les dividendes.

Quelle est la différence entre le T4 et le Relevé 1?

Le T4 déclare la rémunération au fédéral, à l'ARC, et le Relevé 1 la déclare au Québec, à Revenu Québec. Les montants se ressemblent sans être identiques : le Relevé 1 inclut par exemple la part employeur de l'assurance maladie privée à la case J, imposable au Québec seulement, et reflète le RRQ et le RQAP plutôt que le RPC. Chaque employé au Québec reçoit donc les deux feuillets.

Un employeur doit-il aussi produire des T4A, des T5 ou des Relevés 3?

Oui, selon les paiements de l'année. Le T4A couvre certains paiements hors salaire, comme des honoraires de services, avec en parallèle la case O du Relevé 1 au Québec. Si votre société a versé des dividendes, vous produisez un T5 à l'ARC et un Relevé 3 à Revenu Québec, à la même échéance de fin février. En construction, le T5018 se produit dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice.

Quelles pénalités si les feuillets sont produits en retard?

À l'ARC, la pénalité dépend du nombre de feuillets et des jours de retard : minimum 100 $, jusqu'à 7 500 $ pour les grands volumes, par type de feuillet. Revenu Québec applique ses propres pénalités pour les relevés en retard, généralement 25 $ par jour (minimum 100 $, maximum 2 500 $), plus les intérêts. Les remises de retenues versées en retard coûtent de 3 % à plus de 10 % du montant.

La transmission électronique des feuillets est-elle obligatoire?

Oui dès que vous produisez plus de 5 feuillets d'un même type : l'ARC exige alors la transmission électronique, et Revenu Québec applique une règle équivalente pour les relevés. Produire sur papier alors que l'électronique était obligatoire entraîne une pénalité distincte. Les petits employeurs peuvent transmettre par les services en ligne des deux administrations.

Combien coûte la préparation des feuillets par un comptable?

Elle est souvent incluse dans un mandat de paie ou dans le forfait comptable annuel de l'entreprise. Les entreprises paient une médiane d'environ 2 000 $ par année pour l'ensemble de leurs services comptables, la plupart entre 500 $ et 6 000 $. Basé sur les honoraires réels de 1 248 mandats conclus via Bankeo (2024-2026), sur plus de 15 000 demandes reçues. Le Baromètre Bankeo détaille les fourchettes par service.

Sources officielles

1. Agence du revenu du Canada, Retenues sur la paie
2. Agence du revenu du Canada, Produire des déclarations de renseignements (feuillets et sommaires)
3. Revenu Québec, Retenues et cotisations de l'employeur
4. CNESST, obligations de l'employeur et Déclaration des salaires
5. Ordre des CPA du Québec